Een gespreksplanner starten

Wanneer u een gesprek wilt plannen met de ouders van de kinderen van uw groep, dan gebruikt u hiervoor de gespreksplanner. Hiermee kunt u de ouders op een snelle en eenvoudige manier laten inschrijven op een door hen gewenst tijdslot, via Kwieb. In dit artikel leggen we u uit welke mogelijkheden u hebt bij het maken van een gespreksplanner. Voordat u een gesprek kunt aanmaken moet u zijn ingelogd in Ziber Team als lid van het schoolteam.

Om te starten klikt u in Ziber Team onderaan op de plus en kiest u vervolgens voor Gespreksplanner

Naam en omschrijving van het gesprek

Voer allereerst een duidelijke naam in voor de gespreksplanner, deze naam wordt vermeld in de correspondentie naar de ouders via Kwieb en in eventuele e-mailberichten.

Ook kunt u in een aantal regels uitgebreider uitleggen waar het gesprek voor bedoeld is (in het 'omschrijving' veld).

Optie: Vraag ouders om een opmerking

U kunt ouders in Kwieb de mogelijkheid geven om vooraf aan het gesprek een opmerking of notitie toe te voegen. Zo kunt u als leerkracht deze opmerking vooraf inzien en raadplegen tijdens het gesprek. Handig om u goed voor te bereiden!

Minuten per tijdslot

Standaard staat de gespreksduur ingesteld op tien minuten, omdat traditioneel vaak wordt gesproken over 'tien minuten gesprekken'. U kunt deze tijd natuurlijk aanpassen naar een andere gewenste duur. 

Tip: Wanneer u zelf een tijd wilt invullen kiest u '...' en vult u vervolgens het aantal minuten dat het gesprek mag duren.

Tijd tussen sloten

U kunt tussen elk gesprek extra tijd inplannen, bijvoorbeeld voor in- en uitloop of om je voor te bereiden. Zo blijft de daadwerkelijke gesprekstijd gelijk, maar heeft u  wel even rust tussen de afspraken door.

Aantal per tijdslot

U kunt zelf bepalen hoeveel genodigden (ouders/verzorgers) per tijdslot kunnen worden ingepland. Standaard staat dit ingesteld op 1 genodigde per tijdslot, maar u kunt dit aanpassen naar bijvoorbeeld 2 of meer, afhankelijk van uw wensen.

Wanneer gebruikt u meerdere genodigden per slot?

• Als u portfolio gesprekken wilt plannen waar meerdere kinderen hun presentatie houden
• Als u groepsgesprekken wilt voeren, bijvoorbeeld met meerdere ouders tegelijk.
• Bij 'inloopkwartieren' of vergelijkbare momenten, waarbij meerdere ouders tegelijkertijd in de klas kunnen komen kijken.
• Als u bijvoorbeeld een workshop of schoolfotograaf wilt plannen.

Genodigden

Genodigden selecteren

U bent als leerkracht automatisch gekoppeld aan de groep(en) waar u lesgeeft. In het keuzemenu kunt u een hele groep, meerdere groepen of individuele leerlingen selecteren:

• Wilt u een hele groep selecteren? Vink de checkbox van de groep aan.
• Wilt u individuele leerlingen selecteren? Klik op het lijst-icoontje om alle leerlingen binnen de groep te zien en uw keuze te maken.

Tip: Alle gekoppelde ouders van de geselecteerde leerlingen worden uitgenodigd voor de gespreksplanner. Wilt u dit niet, maar bijvoorbeeld alleen met een specifieke ouder afspreken, dan kunt u dit bij 'tijdsloten toewijzen' aangeven.

Data en tijden

Selecteer één of meerdere dagen waarop de gesprekken plaatsvinden. Klik op een datum om deze te markeren - u ziet dan een blauw rondje verschijnen.

Moeten de gesprekken op een latere datum plaatsvinden? Gebruik dan het pijltje rechts van de maanden om verder vooruit te bladeren.

De gekozen data verschijnen onder de datumkiezer. Hier kunt u per dag de begin- en eindtijd instellen. Eventuele pauzes kunt u later binnen deze tijd nog instellen. 

Tip: Direct nadat u het gesprek hebt klaargezet kunt u pauzes aangeven, zie dit supportartikel.

Inschrijfperiode

U kunt nu zelf de begin- en einddatum instellen voor de inschrijfperiode, zodat ouders en verzorgers voldoende tijd hebben om een geschikt tijdslot te kiezen. Vanaf de startdatum stelt u ook de begintijd in. Vanaf dat moment ontvangen ouders een uitnodiging en staat de gespreksplanner open voor inschrijvingen.

Hoe werkt de inschrijfperiode? 
Op de eerste dag ontvangen ouders een uitnodiging via e-mail en/of een notificatie. Halverwege de periode krijgen ouders die nog niet hebben gereageerd een herinnering. Op de laatste dag volgt een finale herinnering om alsnog een tijdslot te kiezen.

Samenvatting en opslaan

Nadat u alle gegevens heeft ingevuld, ziet u of er voldoende tijdsloten beschikbaar zijn. Links in beeld staat in het groen het totale aantal tijdsloten dat wordt aangemaakt op basis van uw huidige instellingen.

Let op: Houd rekening met extra tijdsloten als u pauzes wilt inplannen. Zorg voor voldoende beschikbare slots als bepaalde leerlingen meerdere tijdsloten nodig hebben.

U bent nu klaar om de tijdsloten aan te maken. Tik op de groene knop "Opslaan" om gespreksplanner aan te maken.