Een gespreksplanner aanmaken

Bekijk onze video-uitleg

Wanneer u een gesprek wilt plannen met de ouders van de kinderen van uw groep, dan gebruikt u hiervoor de gespreksplanner. Hiermee kunt u de ouders op een snelle en eenvoudige manier laten inschrijven op een door hen gewenst tijdslot, via Kwieb. In dit artikel leggen we u uit welke mogelijkheden u hebt bij het maken van een gespreksplanner. Voordat u een gesprek kunt aanmaken moet u zijn ingelogd in Ziber Team als lid van het schoolteam (en u moet een 'eigen' groep hebben of de administratie-/directierol hebben).

Om te starten klikt u in Ziber Team onderaan op de groene plus en kiest u vervolgens voor 'Gespreksplanner':

Alle onderdelen bij het toevoegen van een nieuw gesprek komen in dit artikel aan bod:

• Naam en omschrijving van gesprek
• Genodigden kiezen
• Lengte tijdsloten
• Data en tijden bepalen
• Inschrijfperiode instellen
• Samenvatting en tijdsloten creëren

Naam en omschrijving van gesprek

Voer allereerst een duidelijke naam in voor de gespreksplanner, deze naam wordt vermeld in de correspondentie naar de ouders via Kwieb en in eventuele e-mailberichten.

Ook kunt u in een aantal regels uitgebreider uitleggen waar het gesprek voor bedoeld is:

Genodigden kiezen

U bent als leerkracht automatisch gekoppeld aan de groep(en) waaraan u lesgeeft. Door te klikken op de balk 'Genodigden' opent het keuzemenu waar u een groep, meerdere groepen of individuele leerlingen kunt selecteren:

Lengte tijdsloten

Van oudsher wordt er gesproken over tienminutengesprekken. Deze tijd staat daarom ook standaard geselecteerd. U kunt uiteraard hier een andere gesprekstijd selecteren:

Tip: Wanneer u zelf een tijd wilt invullen kiest u '...' en vult u vervolgens het aantal minuten dat het gesprek mag duren.

Data en tijden bepalen

Deze optie toont een datumkiezer. U selecteert één of meerdere dagen waarop de gesprekken  plaatsvinden. Door te klikken op de datum wordt deze geselecteerd (er komt een blauw rondje om de datum). Zijn de gesprekken verder in de toekomst? Rechts van de maanden kunt u op het pijltje klikken om de toekomstige maanden weer te geven:

Na het selecteren van één of meerdere data, verschijnt direct daaronder de gekozen datum met een begin- en eindtijd. Deze tijd staat standaard op 16:00 tot 20:00 uur. Door te klikken op het potloodje kunt u de tijden aanpassen.

Tip: Direct nadat u het gesprek hebt klaargezet kunt u pauzes aangeven, zie dit supportartikel.

Inschrijfperiode instellen

Tijdens de inschrijfperiode kunnen de genodigden (ouders en verzorgers) zelf een tijdslot kiezen voor het gesprek. De inschrijfperiode kunt u zelf instellen zodat de ouders voldoende tijd krijgen om een tijdslot te selecteren:

Op de eerste dag van de inschrijfperiode worden de ouders uitgenodigd voor het gesprek via e-mail en/of een notificatie. Halverwege de inschrijfperiode worden de ouders die nog niet hebben gereageerd nogmaals herinnerd. Op de laatste dag van de inschrijfperiode worden de ouders voor de laatste maal herinnerd om een tijdslot voor het gesprek te selecteren.

Tip: Foutje gemaakt bij het instellen/aanklikken? Klik op de blauwe knop 'Periode herstellen' om opnieuw een keuze te maken voor de gewenste inschrijfperiode.

Tip: De starttijd van de inschrijfperiode is altijd om 19:00 uur. U kunt de inschrijfperiode altijd dezelfde dag nog open laten gaan, mits u de gespreksplanner voor 18.00 uur aanmaakt.

Samenvatting

Wanneer u alles heeft ingevuld ziet u of er voldoende tijdsloten beschikbaar zijn. Links in beeld in het groen het totaal aantal tijdsloten die u gaat creëren volgens de huidige instellingen die u hebt gemaakt. Houdt rekening met extra tijdsloten wanneer u tijdsloten wilt blokkeren voor een pauze of wanneer u dubbele tijdsloten wilt toewijzen aan een bepaalde leerling:

Creëer de tijdsloten

U bent nu klaar om het gesprek en dus de tijdsloten aan te gaan maken. Tik op de groene knop 'Maak tijdsloten' om het gesprek op te gaan slaan:

Tip: Ouders zien pas vanaf de start van de inschrijfperiode het gesprek in beeld in Kwieb. Tot die tijd heeft u de tijd om wijzigingen aan te brengen in het gesprek.

Zodra u de tijdsloten hebt gemaakt is het gesprek aangemaakt. U komt dan direct in een scherm waar u bepaalde tijdsloten kunt blokkeren voor pauze of waar u alvast kinderen kunt toewijzen aan een tijdslot. Ook kunt u vanaf nu in het overzicht van de gespreksplanners uw gesprek zien staan:

Vanuit daar kunt u het gesprek nog 'Wijzigen' en op ieder gewenst moment tijdsloten 'Toewijzen' (voor pauze of aan specifiek kind). Ook kunt u vanuit hier de reeds ingeschreven ouders bekijken en dit in een handig rooster 'Afdrukken'.