Het nieuwe schooljaar voorbereiden

Aan het eind van het schooljaar verlaat groep 8 de school en verschuiven alle leerlingen een groep. Wat is nu een goed moment om dit voor te bereiden in de Gnap app (en Kwieb app)?

Tot het eind van het schooljaar wil de leerkracht de ouders van de huidige groepen nog berichten kunnen sturen en voor de nieuwe ouders is het fijn als ze voordat het schooljaar begint alvast uitgenodigd kunnen worden voor Kwieb.

Advies voor jaarovergang

Advies is om de jaarovergang in ieder geval nog niet te doen als het huidige schooljaar nog loopt. Nadat u de situatie hebt omgezet naar het nieuwe schooljaar wordt alles omgezet qua groepsstructuur en kunt u bijvoorbeeld de ouders van groep 8 (de schoolverlaters) niet meer bereiken. 

U kunt er - ook afhankelijk van de wijze waarop u de gegevens synchroniseert - zelf voor kiezen of u dit aan het begin van de vakantie of aan het einde van de vakantie doet.

Stem dit moment altijd goed af binnen het team, zodat dit voor iedereen helder is.

Afhankelijk van de manier waarop u de data uit uw LAS met Ziber heeft gekoppeld, is de oplossing anders;

Indien u een handmatige EDEXML gebruikt

Peildatum

Bij het exporteren van de EDEXml vanuit het LAS (Parnassys, Esis, etc) kunt u een peildatum selecteren. Zo kunt u aan het eind van het schooljaar de EDEXml van het nieuwe jaar alvast exporteren. Standaard geldt 1 augustus als datum dat het nieuwe schooljaar begint. 

Tip: Zet de peildatum op 1 oktober voor de nieuwe instromers

Indien u een automatische koppeling heeft (ESIS of Parnassys)

In geval u een automatische koppeling heeft, kunt u via het Gnap dashboard zelf de synchronisatie opstarten.

Parnassys

Wanneer u de schooladministratie voor het komend schooljaar hebt voorbereidt, drukt u op het moment dat u de nieuwe groepsindeling actief wilt hebben op de synchronisatie knop. Vervolgens krijgt u de keuze welk schooljaar u wilt synchroniseren. Als u dan kiest voor het nieuwe/komende schooljaar, dan is vanaf de volgende dag de situatie omgezet naar het nieuwe schooljaar.

ESIS

Wanneer u na 1 augustus een synchronisatie doet, is de situatie automatisch omgezet naar het nieuwe schooljaar. U kunt dit niet voor 1 augustus doen.

'Oude' ouders (groep 8)

Na het uploaden van de EDEXml voor het nieuwe schooljaar, kunnen de ouders van de schoolverlatende groep 8 nog steeds inloggen en alleen de oude gegevens die met hen gedeeld waren nog steeds in Kwieb bekijken.

Instromers

Wilt u ouders bereiken van kinderen die nog niet op school zitten? Dan kunt u speciaal hiervoor een groep (of meerdere groepen) aanmaken. Lees dan het artikel over Groep aanmaken voor nieuwe instromers