Nieuw schooljaar voorbereiden (jaarovergang)

Aan het einde van het schooljaar zullen de leerlingen van groep 8 de school verlaten en zullen alle andere leerlingen doorschuiven naar een volgende groep. Als administratie is het natuurlijk belangrijk dat alles gereed is voor het volgende schooljaar.

Wanneer bereid ik het nieuwe schooljaar voor?

Wat is nu het juiste moment om dit voor te bereiden in de Ziber Team app (en Kwieb app)? Tot het eind van het schooljaar wil de leerkracht de ouders van de huidige groepen nog berichten kunnen sturen en voor de nieuwe ouders is het fijn als ze voordat het schooljaar begint alvast uitgenodigd kunnen worden voor de Kwieb ouderapp.

Advies voor de jaarovergang

Ons advies is om de jaarovergang in ieder geval nog niet te doen als het huidige schooljaar nog loopt, zodat de leerkracht groep 8 nog kan bereiken.

Start de jaarovergang aan het einde van de vakantie of aan het start van het schooljaar, zodat u nieuwe ouders tijdig een uitnodiging kunt sturen.

Let op: Wanneer u nieuwe ouders een uitnodiging stuurt is de code om hun kind te koppelen
14 dagen geldig. 

Tip: Stem dit moment altijd goed af binnen het team, zodat dit voor iedereen helder is.

Wat gebeurt er na omzetten?

Nadat u de situatie hebt omgezet naar het nieuwe schooljaar wordt alles omgezet qua groepsstructuur.

U kunt nu bijvoorbeeld de ouders van groep 8 (de schoolverlaters) niet meer bereiken. De ouders van de schoolverlatende groep 8 kunnen nog wel inloggen en de oude gegevens die met hen gedeeld waren nog steeds in Kwieb bekijken.

Hoe zet ik het schooljaar om?

Afhankelijk van de manier waarop u de data uit uw LAS met Ziber heeft gekoppeld, is de oplossing anders;

Indien u een automatische koppeling heeft (ESIS of Parnassys)

In geval u een automatische koppeling heeft, kunt u via het Ziber Dashboard zelf de synchronisatie opstarten.

Parnassys

Wanneer u de schooladministratie voor het komend schooljaar hebt voorbereidt, drukt u op het moment dat u de nieuwe groepsindeling actief wilt hebben op de synchronisatie knop. Vervolgens krijgt u de keuze welk schooljaar u wilt synchroniseren. Als u dan kiest voor het nieuwe/komende schooljaar, dan is vanaf de volgende dag de situatie omgezet naar het nieuwe schooljaar.

ESIS

Wanneer u na 1 augustus een synchronisatie doet, is de situatie automatisch omgezet naar het nieuwe schooljaar. U kunt dit niet voor 1 augustus doen.

Indien u een handmatige EDEXML heeft

Bij het exporteren van de EDEXml vanuit het LAS (Parnassys, Esis, etc) kunt u een peildatum selecteren. Zo kunt u aan het eind van het schooljaar de EDEXml van het nieuwe jaar alvast exporteren. Standaard geldt 1 augustus als datum dat het nieuwe schooljaar begint. 

Tip: U kunt de peildatum ook in de toekomst zetten zodat u alvast de nieuwe instromens meeneemt bijv. 2 maanden verder. 

Indien u handmatig leerlingenbeheer van Ziber heeft

Informatie binnenkort beschikbaar. 

Nieuwe instromers (eerder) bereiken?

Wilt u ouders bereiken van kinderen die nog niet op school zitten? Dan kunt u speciaal hiervoor een groep (of meerdere groepen) aanmaken. Lees dan het artikel over Groep aanmaken voor nieuwe instromers.