ESIS datakoppeling - Welke data wordt uitgewisseld?

Er is een data-koppeling mogelijk tussen Esis (Rovict) en het Ziber platform. Deze koppeling zorgt voor een veilige data overdracht van relevante gegevens uit Esis naar het Ziber platform. In dit artikel wordt uitgelegd welke data wordt uitgewisseld.

Welke data gaat vanuit Esis naar het Ziber platform?

• Leerling
  • Naam
  • Groepsindeling
  • Geboortedatum
• Ouders
  • E-mailadres
•  Leerkracht
  • Naam
  • Groepsindeling
• Groepen

Welke data gaat vanuit Ziber platform naar Esis?

Esis ondersteunt niet de mogelijkheid om data vanuit het Ziber platform te verwerken.

Hoe wordt de data verwerkt op het Ziber platform?

• Nieuwe leerlingen worden automatisch toegevoegd (8 weken voordat ze instromen/4 jaar worden)
• Uitgestroomde leerlingen worden verwijderd
• E-mailadressen van ouders worden klaargezet voor uitnodigen voor de Kwieb app
• Groepsindeling wordt overgenomen (ook wijzigingen)
  • leerlingen in meerdere groepen krijgen ook een combinatiegroep
• Leerkrachten (namen & groepsindeling) worden overgenomen 

Wat biedt deze datakoppeling meer dan de handmatige EDEXML import?

Veiliger

U hoeft op school niet meer te werken met het maken van losse EDEXML bestanden. De koppeling is veilig direct tussen de twee platformen, zonder tussenkomst van een derde partij. U heeft wel de controle over de werking van de koppeling.

Groepen en combinatiegroepen 

Deze data-koppeling heeft een bijkomend voordeel dat niet alleen een combinatiegroep vanuit Esis worden overgenomen (standaard in de EDEXML), maar ook de groepen zelf! Daardoor wordt het voor het schoolteam veel makkelijker om snel informatie te delen met de juiste groep(en) ouders in Ziber Team & Kwieb. 

Instructiegroepen

Tijdens het importeren van data heeft u nu de mogelijkheid om te kiezen of u instructiegroepen wel of niet wilt importeren. Standaard staat deze optie uitgeschakeld, maar u kunt deze handmatig inschakelen.

Kinderen die binnenkort op school starten 

Zijn er kinderen die binnen 2 maanden op school komen en al in ESIS zijn ingevoerd? Deze zullen dan ook met de data-koppeling automatisch mee worden genomen naar het Ziber platform. U bepaalt vervolgens zelf of u deze ouders al wilt uitnodigen voor Kwieb. Dat regelt u vanuit Ziber Team. Met de handmatige EDEXML was dit helaas niet mogelijk.

Let op: De nieuwe instromers zijn totdat ze 4 jaar worden nog niet automatisch ingedeeld in de juiste groep.
U kunt voor deze leerlingen eenvoudig handmatig een groep aanmaken, zodat deze ouders alvast gemakkelijk bereikt kunnen worden. Hoe u dit doet leest u in dit artikel.

E-mailadressen ouders

De datakoppeling zet ook direct de Kwieb-uitnodigingen voor de ouders klaar, doordat de e-mailadressen van de ouders worden ingelezen. Met de handmatige EDEXML import was dit niet mogelijk en is het uitnodigen van de ouders een handmatig proces.