Onze school gaat fuseren. Wat betekent dit voor Ziber?

Mijn school gaat fuseren met een andere school en beide scholen gebruiken het Ziber platform. Waar moet ik rekening mee houden?

In dit artikel bespreken we de meest voorkomende situatie rondom een fusie van twee scholen die beide gebruikmaken van het Ziber platform. Uiteraard kunnen er uitzonderingen of afwijkende situaties zijn.

Wanneer beide scholen gebruikmaken van Ziber, hebben zij ieder een eigen Ziber Zone. Deze Zone is meestal gekoppeld aan een leerlingadministratiesysteem (LAS), zoals bijvoorbeeld Parnassys, ESIS, SERA of Edulas.

In dit voorbeeld gaan School “A” en School “B” fuseren tot School “SAMEN”. Daarbij is besloten om de administratie van School B over te zetten naar de systemen van School A. Vervolgens moet ook de Ziber omgeving hierop worden aangepast.

1. Controleer welk BRIN-nummer blijft bestaan

Bij een fusie is het BRIN-nummer leidend. Iedere school heeft een uniek BRIN-nummer en dit bepaalt uiteindelijk welke school “blijft bestaan” in de systemen.

In onderstaande situatie:

Dit betekent dat:

• School B administratief ophoudt te bestaan
• School A wordt hernoemd naar School “SAMEN”
• Het bestaande BRIN-nummer van School A behouden blijft
• De Ziber Zone van School A de basis wordt voor de nieuwe situatie

2. Informeer ouders tijdig

Voordat leerlingen van School B worden toegevoegd aan het LAS van de nieuwe school, is het belangrijk om ouders hierover te informeren.

Leg daarbij uit dat:

• hun kind straks gekoppeld wordt aan de nieuwe schoolomgeving
• zij mogelijk later opnieuw een koppelverzoek ontvangen in Ziber Kwieb
• oude koppelingen van School B op termijn verdwijnen

Dit voorkomt verwarring bij ouders wanneer zij meldingen of uitnodigingen ontvangen.

3. Bereid het leerlingadministratiesysteem (LAS) voor

In de meeste gevallen worden:

• leerlingen
• ouders (naw en mailadressen)
• groepen
• teamleden

van het LAS van School B overgezet naar het LAS van School A.

Voor School A zijn deze gegevens dus “nieuw” in de administratie. Zodra deze gegevens correct zijn ingevoerd en gesynchroniseerd, kunnen ze ook binnen de Ziber Zone van School A worden verwerkt.

Belangrijk:

• Controleer of alle groepen correct zijn ingericht
• Controleer e-mailadressen van ouders en teamleden
• Controleer of teamleden aan de juiste groepen gekoppeld zijn

Wijzigingen in het LAS worden in de avond/nacht gesynchroniseerd en staan de volgende dag in Ziber.

4. Hernoemen van de bestaande Ziber Zone

Vervolgens kan Ziber de naam van debestaande Zone van School A hernoemen naar de nieuwe schoolnaam, bijvoorbeeld:

Van: School “A”
Naar: School “SAMEN”

Omdat het BRIN-nummer van School A behouden blijft, blijft deze Zone technisch gezien de “hoofdzone”.

5. Teamleden voorbereiden binnen Ziber

De teamleden van School B hebben vaak al een bestaand Ziber ID (account).

Deze accounts kunnen door Ziber gekoppeld worden aan de nieuwe gegevens uit het LAS van School “SAMEN”. Hierdoor blijven bestaande accounts behouden en blijven toekomstige synchronisaties correct werken.

Dat is belangrijk, omdat:

• groepswisselingen automatisch blijven synchroniseren
• rechten en koppelingen correct blijven functioneren
• teamleden niet opnieuw handmatig hoeven te worden aangemaakt

6. Ouders opnieuw uitnodigen voor Kwieb

Zodra alle leerlingen van School B zichtbaar zijn binnen de nieuwe Zone "School SAMEN", kunnen de ouders worden uitgenodigd vanuit Ziber Team.

Dit gebeurt via het leerlingbeheer binnen de nieuwe Zone “School SAMEN”.

Ouders ontvangen dan een uitnodiging om:

• hun kind te koppelen
• toegang te krijgen tot de nieuwe schoolomgeving in Kwieb

Let op: Ouders die eerder alleen gekoppeld waren aan School B moeten dus hun kind opnieuw koppelenbinnen de Kwieb app.

7. Controlefase

Voordat de oude Zone (School B) wordt afgesloten, adviseren we om eerst goed te controleren of:

• alle leerlingen zichtbaar zijn
• ouders correct gekoppeld zijn
• teamleden toegang hebben
• groepen correct functioneren
• agenda’s, berichten goed werken
• rollen van Teamleden goed zijn ingericht

Test dit bij voorkeur met een klein aantal gebruikers voordat de volledige overgang wordt afgerond.

8. Stopzetten van de oude Ziber Zone

Wanneer alles correct werkt binnen de nieuwe situatie, kan de oude Ziber Zone van School B worden stopgezet.

Houd hierbij rekening met:

• eventuele historische berichten of fotoalbums en het veiligstellen hiervan
• export van gegevens indien gewenst
• communicatie richting ouders en teamleden

Na het stopzetten hebben gebruikers geen toegang meer tot deze oude omgeving (Ziber Team Zone - School B).

ps. Ouders kunnen oude gegevens van hun kind uit School B blijven raadplegen gedurende 2 jaren.

Belangrijk om vooraf met Ziber af te stemmen

Om een fusie soepel te laten verlopen, adviseren wij om tijdig contact op te nemen met Ziber Support. Dan kunnen we samen:

• de gewenste situatie bespreken
• de juiste volgorde bepalen
• accounts voorbereiden
• dubbele accounts voorkomen
• het moment van overgang plannen

Zo zorgen we ervoor dat de overgang voor ouders, teamleden en leerlingen zo soepel mogelijk verloopt.