Absenties exporteren naar ESIS

Met de functie "Absenties exporteren naar ESIS" kun je automatisch afwezige leerlingen synchroniseren met het leerlingvolgsysteem ESIS. Dit voorkomt handmatig overtypen en zorgt ervoor dat de gegevens altijd actueel zijn.

Functie activeren

Stap 1: ESIS Instellingen Voordat je absenties kunt exporteren, moet je eerst in ESIS het "absenties"-onderdeel aanzetten in de koppelinginstellingen. Hoe je dit doet, vind je hier: https://support.rovict.nl/hc/nl/articles/360001292912-Koppeling-ouderportaal

Stap 2: Synchronisatie Instellingen Daarna moet je de functie activeren in de synchronisatie-instellingen. Ga hiervoor naar het tandwieltje > "Synchronisatie instellingen".

Instellen van de koppelingen

Na het activeren van de functie moet je een relatie definiëren tussen de absentieredenen die in Ziber worden gebruikt en die van ESIS. Dit zorgt ervoor dat de juiste absentiereden correct wordt overgenomen in ESIS.

LET OP: het kan een paar uur duren voordat de Esis redenen selecteerbaar worden, nadat de absenties zijn aangezet in Esis.

Voorbeeld van relatie:

Je kunt deze relatie instellen via de "Synchronisatie instellingen" pagina, onder het kopje "Redenen beheren"

Exportfrequentie

• De synchronisatie loopt automatisch elke 5 minuten.

• Absenties worden alleen geëxporteerd zodra ze een einddatum hebben.

  Dit betekent dat openstaande (openstaande) absenties pas geëxporteerd worden zodra ze zijn afgesloten.

Belangrijk om te weten

• Op dit moment worden alle absenties als "Geoorloofd" gemarkeerd in Esis
• Verwijderde of aangepaste absenties worden niet gesynchroniseerd.
• Absenties zullen worden gesynchroniseerd vanaf het moment dat de absentiekoppeling actief is

• Als er voor een reden geen relatie is gedefinieerd dan wordt de absentie niet geëxporteerd.

  Advies: stel altijd een relatie in tussen de redenen in Ziber en de redenen in Esis

• Controleer regelmatig of je relaties nog kloppen als je nieuwe redenen toevoegt in Ziber of in Esis.
• Op dit moment is het niet mogelijk om in te zien af absenties wel of niet geëxporteerd is naar Esis. We onderzoeken of dat wenselijk is.

Veelgestelde vragen

Wat als een absentie niet wordt geëxporteerd?

Controleer of:

• De absentie een einddatum heeft.
• De reden correct gemapt is.
• De functie geactiveerd is.
• Denk je dat alles goed staat? Neem dan contact met ons op